業務改善シリーズ第2弾！本シリーズでは保育士の皆さんに向けて園内業務の効率化と保育の質向上に向けた取組をお届けします。第1弾の記事では、業務改善のための6Stepをご紹介しました。今回の第2弾ではそのうち、Step2「自園の業務の実態を把握」とStep3「保育の質向上につながる改善のためのアプローチを検討」に焦点を当て、具体的な進め方を詳しく解説していきます。
第1弾の記事をまだご覧になっていない方は是非、下記のリンクからご参照ください。保育士として働くことの魅力ややりがいを感じられる職場環境を共に作りましょう。
付箋を活用した取組事例
園の業務改善を取り組むためには、職員が負担に感じている課題を職員全員が解決しようとする姿勢が何よりも大切です。それでは早速、Step2とStep3の取組方法として付箋を用いたワークの事例をみていきましょう。
手順① ワークの準備
- 付箋 1人10枚
- 模造紙 グループに1枚
- マーカーなどの筆記具
4～5名程度のグループを作りましょう。メンバーは新人や若手職員、副主任や主任、非常勤職員同士など、立場の近い職員同士でグループを作るのがオススメ。負担に感じていることをざっくばらんに素直に話し合えるメンバーでグループを作ります。
手順② 負担を感じる業務を書き出す
日々の業務の中で負担に感じていることを付箋に書き出してみましょう。付箋1枚につき1つの内容を具体的に記載するのがポイントです。1人あたり付箋10枚が目安です。
手順③ 業務の実態をグループで共有
それぞれ書き出した付箋を模造紙に貼ります。似たような課題、関連する課題は近い場所に貼りましょう。
手順④ 業務をカテゴリーごとに分類・整理する
模造紙に張り出された付箋の内容を確認し、まとまった複数の付箋が表す内容を「カテゴリー名」として整理します。50枚の付箋を8～10個程度のカテゴリーに分類、整理していくイメージです。↓は休憩時間に関する付箋を1カテゴリーにまとめたものです。
手順⑤ カテゴリーの順位付け
8～10個程度のカテゴリーを比較して重要度の高いものから順に並べていきます。その際、「なぜこのカテゴリーが他のカテゴリーよりも重要なのか」を考えて、その理由を模造紙に書き込んでいきます。
カテゴリーを順位付けすることで、それぞれのカテゴリーや改善すべき業務の関連性が見えてきます。「この課題が改善されることで、別の課題も自然と改善される」「この課題が解決されないと、いくらこのことを変えても効果がない」といった視点が持てるはずです。現場で起きている問題は、一つ一つの問題が単独で生じていることはほとんどなく、それぞれの事象が互いに影響し合って、実際の問題として現れていることを意識しましょう。
手順⑥ 取り組むべき課題と改善のアプローチ方法を検討
重要だと考えた課題を改善するための方法や手立てをグループで考えます。身近なことですぐにできる工夫もあれば、園全体で時間をかけて取り組まなくてはいけないものもあるでしょう。
手順⑦ アプローチ方法を共有する
手順③～⑥の内容を職員全体で共有します。グループによって重要だと考える課題が違ったり、同じ課題に対して異なるアプローチ方法を考えているかもしれません。多様な視点で、できるだけ多くの具体的な手立てを出し合ってみましょう。
まとめ
業務改善シリーズ第2弾となる本記事では、Step2「自園の業務の実態を把握」とStep3「保育の質向上につながる改善のためのアプローチを検討」について解説しました。次回はStep4「導入、実施に向けたアクションプランを策定」をテーマに、園で想定される課題に対するアクションプランを実際に作成します。お楽しみに！